Executive Summary
Geschäftsführung: Pflicht zur Organisation
Geschäftsführung und Trade Compliance Verantwortliche in den Führungsebenen haben dafür zu sorgen, dass unternehmensweit die Vorschriften im Außenhandel eingehalten werden. Trade Compliance Management Systeme sind das Mittel, um diese Legalitäts- und Organisationspflicht zu erfüllen.
Vorschriften im Außenhandel: Außenwirtschaftsrecht, Exportkontrolle, Zollrecht ...
Außenhandelsvorschriften ergeben sich aus: Außenwirtschaftsrecht, Exportkontrolle, Handelsembargos, Finanzsanktionen und Zollrecht. Und häufig auch aus dem U.S.-Amerikanischen Exportkontrollrecht.
Trade Compliance: Schutz vor persönlichen Haftungsrisiken
Eine maßgeschneiderte und „prüferfeste“ Trade Compliance Organisation bietet viele Vorteile. Zu den wichtigsten zählt der Schutz der Geschäftsführung und Trade Compliance Verantwortlichen vor den persönlichen Haftungsrisiken im Außenhandel. Dazu kann sogar der Schutz vor einer Gefängnis- oder Geldstrafe gehören, die in extremen Fällen möglich sind.
BGH: Effiziente Compliance Systeme zahlen sich aus
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat im Mai 2017 entschieden, dass ein effizientes Compliance Management System bei einem Verstoß zu einer geringeren Geldbuße führen kann. Ein wirksames (Trade) Compliance Management System lohnt sich also für Unternehmen – auch finanziell.
HTCC: Beraten, unterstützen und entlasten. Vor Ort.
HTCC Hagemann Trade Compliance Consulting berät, unterstützt und entlastet Sie vor Ort bei der Verbesserung oder bei dem Aufbau Ihres Trade Compliance Management Systems (TCMS). Die Vor-Ort-Beratung bietet viele Vorteile. Zu den wichtigsten zählt: Gemeinsames Entwerfen und Implementieren von Trade Compliance Systemen, die passgenau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Trade Compliance Management System
Trade Compliance Management Systeme beinhalten konkrete Maßnahmen, um Außenhandelsvorschriften in einem Unternehmen einzuhalten. Trade Compliance betrifft alle Importe und Exporte von Gütern oder Dienstleistungen.
Der Begriff „Management“ zeigt, dass Trade Compliance nicht automatisch funktioniert. Die Geschäftsführung hat aufgrund ihrer Organisationspflicht geeignete, angemessene und wirkungsvolle Maßnahmen im Unternehmen einzuführen. Ziel ist es, dass alle Mitarbeiter die gesetzlichen und internen Vorschriften einhalten.
Hintergrund ist die sogenannte Legalitätspflicht, die die Geschäftsführung dazu verpflichtet, unternehmensweit alle anwendbaren Gesetze einzuhalten - nicht nur Außenhandelsvorschriften. Damit ist auch klar, dass die Haupt- und Letztverantwortung für Trade Compliance immer bei der Geschäftsführung liegt.
Internationale Standards und Best Practices
Zu den Anforderungen an ein Trade Compliance Management System gehören auf jeden Fall:
- Eine geeignete Trade Compliance Aufbauorganisation
- Individuelle Trade Compliance Prozesse, die bereichs- und abteilungsübergreifend abgestimmt und durch automatisierte Softwarelösungen unterstützt werden
- Unternehmensweit ausgerollte Handbücher und Arbeitsanweisungen für Exportkontrolle, Zoll und Außenwirtschaftsrecht
Die Standards und Best Practices für international tätige Unternehmen und Konzerne beinhalten mindestens:
- Klare Trade Compliance Aufgaben, Rollen, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Kommunikationswege nach dem Three-Lines-of-Defense-Modell
- Transparente Delegations- und Eskalationsregeln
- Notfall-Prozesse
- Bereichs- und abteilungsübergreifende Trade Compliance Komitees
- Schulungen aller Mitarbeiter
- Reporting
- Regelmäßiges Monitoring der Geschäftsvorfälle auf Einhaltung der gesetzlichen und internen Außenhandelsvorschriften
Wichtig: Compliance-Bekenntnis der Geschäftsführung
Am Wichtigsten – und deshalb auch am Anfang aller Compliance Maßnahmen – ist jedoch das deutlich kommunizierte Compliance-Bekenntnis der Geschäftsführung, dass im Unternehmen eine gesetzestreue und werteorientierte Kultur besteht. Und dass die Geschäftsführung Verstöße gegen gesetzliche oder interne (Außenhandels-)Vorschriften nicht toleriert. Es ist gerade dieser sogenannte „Compliance-tone-from-the-top“ der Geschäftsführung, der wirkungsvoll sicherstellt, dass Vorschriften unternehmensweit eingehalten werden.
Die Vorteile von Trade Compliance
Maßgeschneidert implementiert und richtig verstanden, hat Trade Compliance Management eine äußerst wichtige Funktion. Das Management zur Einhaltung der Außenhandelsvorschriften sichert langfristig die gute Reputation des Unternehmens als zuverlässiges Glied in der internationalen Lieferkette. Verstöße gegen Außenhandelsvorschriften und somit potentiell hohe Geldbußen oder Schadensersatzzahlungen werden vermieden. Trade Compliance Management sorgt für einen souveränen Umgang mit Kunden, Lieferanten, Behörden, Zoll- und Außenwirtschaftsprüfern. Der Unternehmenswert und somit auch die Arbeitsplätze aller Mitarbeiter werden durch Trade Compliance Management dauerhaft gesichert.